Pielāgotas IT sistēmas – palīgs biznesa procesu automatizācijā

Tehnoloģijas ir neatņemama ikdienas un biznesa sastāvdaļa. Mūsdienās to pieejamība un plašā funkcionalitāte sniedz iespēju arvien vairāk uzņēmumiem, īpaši maziem un vidējiem, izmantot programmatūru un IT sistēmas, lai uzlabotu biznesa procesu efektivitāti un atbrīvotu darbiniekus no manuālu, monotonu darbu veikšanas, ļaujot vairāk laika veltīt uzdevumiem, kas sniedz augstu pievienoto vērtību biznesam.

Viena no svarīgākajām priekšrocībām, ko sniedz IT sistēmu ieviešana, ir automatizācija – process, ar kura palīdzību uzņēmuma darbībā tiek integrēts jauns rīks vai sistēma, kas paveic konkrētu darbu cilvēka vietā. McKinsey & Company 2020. gadā veiktā aptauja¹ liecina – katrs trešais uzņēmums ir pilnībā automatizējis vismaz vienu biznesa funkciju, tādējādi ietaupot ne vien finanšu un citus resursus, bet arī samazinot cilvēciskās kļūdas risku un ar to saistītos zaudējumus.

Automatizācijai ir plašas iespējas un pielietojumi, tāpēc, pirms ķerties klāt tās ieviešanai, vispirms svarīgi noteikt, ko un kāpēc tu vēlies automatizēt un vai to iespējams panākt, izmantojot jau gatavus rīkus vai nepieciešamas izstrādāt tavām vajadzībām pielāgotu IT sistēmu.

Ko iespējams automatizēt?

Viens no galvenajiem iemesliem, kāpēc uzņēmumi izvēlas izstrādāt pielāgotas IT sistēmas, ir manuālo darbu samazināšana un kopējās komandas un biznesa efektivitātes celšana.

Ar automatizācijas palīdzību to var paveikt, piemēram:

• Ieviešot automātisku datu pārsūtīšanu no noliktavas un grāmatvedības sistēmām uz interneta veikalu;
• Izveidojot interneta veikalu un radot funkcionalitāti, kas ļauj klientiem pašiem veikt pirkumus, atbrīvojot tevi no manuālas pasūtījumu un maksājumu apstrādes, kā arī individuālas patērētāju informēšanas par pasūtījumu statusu;
• Izstrādājot risinājumus uzņēmuma procesu automatizācijai un efektivitātes uzlabošanai, piemēram, lai optimizētu un vienkāršotu darbplūsmu uzņēmuma noliktavā.
• Šādas sistēmas var ietaupīt pat vairākas darba stundas nedēļā. Projektu un darba laika pārvaldības platformas Smartsheet veiktā aptauja rāda, ka viens darbinieks manuālu, viegli atkārtojamu darbu izpildei patērē aptuveni sešas stundas nedēļā. Tas nozīmē, ka mēnesī šādiem darbiem tiek veltītas vismaz 24 stundas jeb trīs pilnas darba dienas, ko tava komanda varētu izmantot, veicot darbus, kas nozīmīgi biznesa attīstībai.

Šādas sistēmas var ietaupīt pat vairākas darba stundas nedēļā. Projektu un darba laika pārvaldības platformas Smartsheet veiktā aptauja² rāda, ka viens darbinieks manuālu, viegli atkārtojamu darbu izpildei patērē aptuveni sešas stundas nedēļā. Tas nozīmē, ka mēnesī šādiem darbiem tiek veltītas vismaz 24 stundas jeb trīs pilnas darba dienas, ko tava komanda varētu izmantot, veicot darbus, kas nozīmīgi biznesa attīstībai.

Kāpēc automatizēt?

Jebkura jauna rīka vai sistēmas izstrāde un ieviešana, protams, saistās ar izmaksām. Lai izvērtētu ieguldījumu pret potenciālo ieguvumu ilgtermiņā, ir vērts izcelt galvenos ieguvumus, ko uzņēmumam sniedz automatizācija:

• Darbinieki var vairāk laika veltīt darbiem ar augstu pievienoto vērtību, monotono dokumentu un datu reģistrēšanu un apstrādi uzticot sistēmai;
• Mazāks cilvēciskās kļūdas risks, kas samazina finansiālu u.c. zaudējumu iespējamību;
• Programmatūra strādā nepārtraukti, tāpēc tā var tikt galā ar lielāku darba apjomu nekā cilvēks;
• Mazākas operacionālās izmaksas, ko veido manuāla informācijas apstrāde;
• Straujāka uzņēmuma izaugsme, jo ar tehnolģiju palīdzību dienas laikā iespējams paveikt vairāk.
• Svarīgi, ka teju visus ieguvumus var izteikt arī skaitliskā vērtībā, proti, izmērīt, cik darba stundas ietaupa jaunā IT sistēma, kā mainās uzņēmuma apgrozījums vai pārdošanas apjomi u.c. Šāda statistika ļauj izvērtēt, vai sistēmas ieviešana ir palīdzējusi sasniegt izvirzītos biznesa mērķus un lemt par iespējamo automatizācijas rīku izmantošanu arī citu procesu pārvaldībā.

Ko ņemt vērā, izstrādājot pielāgotu IT sistēmu?

Tādas IT sistēmu izstrādes kā interneta veikala izveide, datu sinhronizācijas ieviešana starp e-veikalu un grāmatvedības vai noliktavas sistēmām, kā arī to integrācija ar citām ārējām sistēmām, piemēram, klientu pārvaldības sistēmu (CRM) vai uzņēmumu resursu plānošanas sistēmu (ERP), ir ļoti laikietilpīgas, tāpēc ir ļoti svarīgi, ka klientam un visiem izstrādes procesā iesaistītajiem speciālistiem – projekta vadītājam, programmētājiem, dizaineriem u.c. – ir viegli saprasties. Laba sadarbība un savstarpējā uzticība ir nozīmīga, lai projekts izdotos un tu iegūtu vēlamo gala rezultātu.

Premium Solutions komanda savā 12 gadu darbības laikā ir izstrādājusi dažādas sarežģītības web sistēmas. Mūsu pieredze liecina, ka IT sistēmas izstrādes process norit veiksmīgi, ja:

1. Pirms uzsākt sadarbību, klients izstrādātājam iesniedz iespējami detalizētu projekta un sagaidāmā rezultāta aprakstu. Tas palīdz izstrādē iesaistītajām pusēm precīzāk novērtēt paredzamo darba apjomu un sākotnējās izmaksas.
2. Pirms slēgt ilgtermiņa līgumu, klients ar izstrādāju vienojas testa nolūkos izpildīt nelielu uzdevumu. Tas palīdz saprast, kā veidojas komunikācija ar izstrādātāju un vai abās pusēm ir pieņemams savstarpējās sadarbības modelis.
3. Sarežģītu projektu izstrāde tiek veikta pa posmiem, vispirms izveidojot sistēmas darbībai nepieciešamo minimālo funkcionalitāti, savukārt nākamajos izstrādes posmos ieviešot ar sistēmas lietošanas pieredzi saistītus uzlabojumus. Tādā veidā klients ātrāk iegūst strādājošu produktu, ko iespējams pakāpeniski uzlabot, mainoties prasībām no citās iesaistītajām pusēm.
4. Par veicamajiem darba uzdevumiem tiek komunicēts rakstiski, izmantojot kādu no projektu vadības sistēmām, piemēram, Asana. Tādā veidā programmētājs vienmēr zina, kādi ir nākamie veicamie darbi un neveidojas fragmentāra komunikācija, kas izrauj izstrādātāju no fokusēta darba.
5. Izstrādes komanda ir gatava pastāstīt un izskaidrot, kāpēc kaut ko nav iespējams izdarīt, kāpēc rodas kādas tehniskas problēmas un kā tās var novērst. Procesa laikā arī tev noteikti radīsies kādi jautājumi, un ir svarīgi, ka vari saņemt atbildes sev saprotamā valodā.

Jaunas IT sistēmas ieviešana nekad nav vienkārša, jo tās lietošanā jāapmāca arī citi darbinieki, taču, iespējams, tieši interneta veikals, jauna integrācija vai automatizēta datu pārsūtīšana no vienas sistēmas uz citu, būs tas, kas tev nepieciešams, lai spertu lielu soli ceļā uz sava biznesa attīstību, vairotu savu konkurētspēju un palielinātu pārdošanas rezultātus, vienlaikus uzlabojot gan klientu servisu, gan darbinieku apmierinātību.

Uzzini vairāk par pielāgotām IT sistēmām un piesakies konsultācijai par tev nepieciešamā risinājumu izstrādi, aizpildot kontaktformu šeit.